W niniejszym artykule zastanowimy się jakie obowiązki ewidencyjne przy najmie prywatnym spoczywają na podatnikach. Warto bowiem poddać analizie, czy oprócz konieczności opłacania podatku z tego tytułu podatnik musi prowadzić wykaz środków trwałych.
Sposób opodatkowania przychodów z najmu prywatnego
W art. 10 ust. 1 ustawy PIT wskazane zostały poszczególne źródła przychodów. Według powołanego przepisu odrębnymi źródłami przychodów są:
- pozarolnicza działalność gospodarcza (wskazana w pkt 3);
- najem, podnajem, dzierżawa, poddzierżawa oraz inne umowy o podobnym charakterze, w tym również dzierżawa, poddzierżawa działów specjalnych produkcji rolnej oraz gospodarstwa rolnego lub jego składników na cele nierolnicze albo na prowadzenie działów specjalnych produkcji rolnej, z wyjątkiem składników majątku związanych z działalnością gospodarczą (wskazane w pkt 6).
Zgodnie z brzmieniem art. 6 ust. 1a ustawy o zryczałtowanym podatku opodatkowaniu ryczałtem od przychodów ewidencjonowanych podlegają również otrzymane lub postawione do dyspozycji podatnika w roku kalendarzowym pieniądze i wartości pieniężne oraz wartość otrzymanych świadczeń w naturze i innych nieodpłatnych świadczeń z tytułu umowy najmu, podnajmu, dzierżawy, poddzierżawy lub innych umów o podobnym charakterze.
Obowiązki ewidencyjne podatników na ryczałcie a najem prywatny
Jak stanowi art. 15 ust. 1 ustawy o zryczałtowanym podatku, podatnicy oraz spółki, których wspólnicy są opodatkowani w formie ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych, są obowiązani posiadać i przechowywać dowody zakupu towarów, prowadzić wykaz środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych oraz, odrębnie za każdy rok podatkowy, ewidencję przychodów, zwaną dalej ewidencją, z zastrzeżeniem ust. 3.
Obowiązek prowadzenia ewidencji powstaje od dnia, od którego ma zastosowanie opodatkowanie w formie ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych.
Ewidencję oraz dowody, na podstawie których są dokonywane wpisy do niej, a także dowody zakupu, należy przechowywać w miejscu wykonywania działalności lub, jeżeli działalność jest prowadzona w formie spółki, w miejscu wskazanym przez podatnika lub podatników – jako ich siedziba – albo w biurze rachunkowym, któremu zostało powierzone prowadzenie ewidencji.
W kontekście podatników osiągających przychody z najmu prywatnego należy zwrócić uwagę na zastrzeżenie zawarte w art. 15 ust. 3 ustawy, gdzie podano, że obowiązek prowadzenia ewidencji nie dotyczy podatników osiągających przychody, o których mowa w art. 6 ust. 1a lub 1d.
Tak też stanowi interpretacja Dyrektora KIS z 29 września 2020 roku (nr 0115-KDIT1.4011.546.2020.1.MN), gdzie organ wskazał, że odnosząc się do kwestii obowiązku prowadzenia ewidencji przychodów, należy wskazać, że co do zasady obowiązek prowadzenia ewidencji przychodów powstaje od dnia, od którego ma zastosowanie opodatkowanie w formie ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych. Jednak stosownie do art. 15 ust. 3 ww. ustawy obowiązek prowadzenia ewidencji nie dotyczy podatników osiągających przychody, o których mowa w art. 6 ust. 1a.
Obowiązki ewidencyjne przy najmie prywatnym a wykaz środków trwałych
Zwróćmy jednak uwagę, że art. 15 ust. 3 ustawy wyłącza obowiązek prowadzenia ewidencji przychodów, lecz nie odnosi się do obowiązku prowadzenia wykazu środków trwałych.
W tym zakresie należy sięgnąć do treści Rozporządzenia Ministerstwa Finansów w sprawie prowadzenia ewidencji przychodów i wykazu środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych, które określa sposób prowadzenia:
- ewidencji przychodów, zwanej dalej ewidencją, oraz szczegółowe warunki, jakim powinna ona odpowiadać, aby stanowiła dowód w postępowaniu podatkowym, a także sposób dokumentowania przychodów oraz obliczania należnego ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych;
- wykazu środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych.
W myśl § 12 ust. 1 rozporządzenia wykaz środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych, zwany dalej wykazem, zawiera co najmniej następujące dane:
- liczbę porządkową;
- datę nabycia;
- datę przyjęcia do używania;
- określenie dokumentu stwierdzającego nabycie;
- określenie środka trwałego lub wartości niematerialnej i prawnej;
- symbol Klasyfikacji Środków Trwałych (KŚT) wydanej na podstawie odrębnych przepisów;
- wartość początkową;
- stawkę amortyzacyjną;
- zaktualizowaną wartość początkową;
- datę likwidacji oraz przyczynę likwidacji albo datę zbycia środka trwałego lub wartości niematerialnej i prawnej.
Zapisów dotyczących środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych dokonuje się w wykazie najpóźniej w miesiącu przyjęcia ich do używania. Późniejszy termin wprowadzenia do wykazu uznaje się za ujawnienie środka trwałego, o którym mowa w art. 22h ust. 1 pkt 4 ustawy o podatku dochodowym.
Podatnik jest obowiązany zbroszurować wykaz i kolejno ponumerować jego karty. Może on być prowadzony w systemie teleinformatycznym.
Trzeba również zwrócić uwagę na treść § 12 ust. 5 rozporządzenia, gdzie podano, że nie podlegają objęciu wykazem:
- budynki mieszkalne, lokale mieszkalne stanowiące odrębną nieruchomość, grunty lub prawo użytkowania wieczystego gruntu związane z tym budynkiem lub lokalem, spółdzielcze własnościowe prawo do lokalu mieszkalnego oraz prawo do domu jednorodzinnego w spółdzielni mieszkaniowej;
- spółdzielcze prawo do lokalu użytkowego, którego wartość początkową ustala się zgodnie z art. 22g ust. 10 ustawy o podatku dochodowym.
W świetle powyższego wykaz nie jest obowiązkowy w przypadku nieruchomości mieszkalnych będących przedmiotem najmu prywatnego. Wprost wyłącza on obowiązek prowadzenia wykazu w stosunku do takiego środka trwałego.
Należy również mieć na uwadze, że w przypadku ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych podatnik nie może uwzględniać żadnych kosztów podatkowych, co obejmuje również i odpisy amortyzacyjne od nieruchomości.
W przypadku przychodów z najmu prywatnego wykonywanego poza działalnością gospodarczą mamy do czynienia z maksymalnym uproszczeniem obowiązków podatkowych. Przejawia się to w zwolnieniu od konieczności prowadzenia ewidencji przychodów oraz wykazu środków trwałych wobec osób fizycznych.
